Intelligenter Belegungs- und Aufnahmeprozess

Name des Projektes:

Intelligenter Belegungs- und Aufnahmeprozess

Träger:

Caritasverband Karlsruhe e.V., Seniorenzentrum St. Valentin

Zielgruppe: 

Bewohner:innen, Angehörige und Beschäftigte

Beschreibung: 

Die Hauptbestandteile des Projekts umfassen eine digitale Anmeldung über die Homepage der Pflegeeinrichtung, die Interessenten ermöglicht, sich zu registrieren und alle relevanten Informationen einzusehen. Die Homepage ist benutzerfreundlich gestaltet und führt durch den Anmeldeprozess.

Im Rahmen der Anmeldung wird ein Anmeldebogen mit etwa 40 Fragen zur Pflegesituation ausgefüllt, um eine umfassende Erfassung der individuellen Bedürfnisse zu gewährleisten. Beschäftigte der Verwaltung haben jederzeit Zugriff auf den Anmeldestatus und können den Prozess effizient verfolgen.

Sobald ein Pflegeplatz frei wird, erhalten die Interessenten umgehend eine Benachrichtigung. Nimmt eine Person das Angebot an, werden die Daten aus dem Anmeldebogen automatisch in den Heimvertrag und alle erforderlichen Formulare übertragen. Dieser automatisierte Prozess reduziert Fehler und spart Zeit. Angehörige erhalten anschließend die Möglichkeit, den Vertrag sowie weitere Dokumente in Ruhe zu prüfen.

Die frühzeitige Klärung der Formalitäten erleichtert den Übergang in die Pflegeeinrichtung. Aus den im Anmeldebogen gemachten Angaben wird automatisch eine erste Strukturierte Informationssammlung (SIS) sowie eine Maßnahmenplanung generiert, um den individuellen Pflegebedarf gezielt zu erfassen. Alle relevanten Daten werden in Vivendi NG oder Vivendi PD übertragen, um eine zentrale und sichere Verwaltung zu gewährleisten.

Sollten keine Kapazitäten verfügbar sein, wird die Anmeldung entweder abgelehnt oder auf eine Warteliste gesetzt. Eine regelmäßige Statusabfrage alle sechs Wochen hält die Warteliste aktuell.

Der Einsatz dieser digitalen Lösung zeigt, wie moderne Technologien den Aufnahmeprozess in Pflegeeinrichtungen optimieren. Die Automatisierung wichtiger Schritte steigert nicht nur die Effizienz in der Verwaltung, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Angehörigen und zukünftigen Bewohner:innen.

Welche Verbesserungen konnten Sie erzielen?

Die Umsetzung der digitalen Anmeldung und automatisierten Datenverarbeitung hat signifikante Verbesserungen in der Verwaltung und Pflegeplanung ermöglicht. Besonders hervorzuheben ist die erhebliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Anfragen sowie die Reduzierung von Fehlerquellen, da Angehörige die relevanten Daten direkt in das digitale System eingeben.

Alle notwendigen Informationen werden bereits vor dem Einzug automatisch in den Heimvertrag übertragen, der den Angehörigen per Knopfdruck zur Verfügung steht. Dadurch besteht die Möglichkeit, den Vertrag im Voraus in Ruhe zu prüfen und am Einzugstag unterschrieben mitzubringen.

Ein digitaler Fragebogen zur Erfassung des Pflegebedarfs, Wünsche und Bedürfnisse erleichtert die individuelle Vorbereitung der Pflegekräfte. Durch die frühzeitige Datenerhebung können präventive Maßnahmen geplant werden, beispielsweise der Austausch einer herkömmlichen Matratze gegen eine weichlagernde Matratze zur Dekubitusprophylaxe.

Die gesammelten Informationen zu Krankheitsbild und persönlichen Wünschen ermöglichen es der KI-gestützten Software, automatisch eine erste Strukturierte Informationssammlung (SIS) sowie eine maßgeschneiderte Maßnahmenplanung zu erstellen. Dies ist eine erhebliche Erleichterung für Pflegefachkräfte, insbesondere für jene, die Schwierigkeiten beim Formulieren von Pflegedokumentationen haben.

Zusätzlich wurde die Verwaltung der Wartelisten optimiert. Die zuvor zeitaufwendige manuelle Statusabfrage erfolgt nun automatisch alle sechs Wochen, sodass die Warteliste stets aktuell bleibt und der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wird.

Welche Ressourcen waren erforderlich?