Selbstorganisierte Teams

Name des Projektes:

Entwicklung bestehender Teams hin zu selbstorganisierten Teams unter Einbezug der transformationalen Führung im Changeprozess

Träger:

Caritasverband Westerwald-Rhein-Lahn e.V., Bahnallee 16, 56410 Montabaur

Zielgruppe: 

Mitarbeiter:innen, Patient:innen

Beschreibung: 

Selbstorganisation und Eigenverantwortung sind Merkmale die man heutzutage jeder guten Führungskraft zuschreibt und abverlangt. Darüber hinaus wird dies auch immer häufiger von den Mitarbeitern erwartet. Hierarchien in Organisationen werden immer flacher und das Arbeiten in agilen Strukturen wird zunehmend gewünscht und gefordert.

Voraussetzungen für ein erfolgreiches selbstorganisiertes Team sind die Bereitschaft der Mitglieder Verantwortung zu übernehmen, sich kritisch mit der eigenen beziehungsweise der gemeinsamen Arbeitsweise auseinander zu setzen und seine Meinung und Beobachtungen offen mitzuteilen. Es müssen trotz der gewünschten Selbstorganisation klare Rahmenbedingungen und Grenzen definiert werden, die je nach Team variieren können. Durch den jetzt schon stattfindenden Generationenwechsel, wollen viele jüngere Mitarbeiter mehr Mitspracherecht bei der Gestaltung des Arbeitsalltags bekommen.

Grundbaustein der transformationalen Führung ist es, die Mitarbeiter der eigenen Organisation für die betrieblichen Ziele und Werte zu begeistern. Dafür muss die Führungskraft diese auch mit voller Überzeugung vertreten. Durch die vier elementaren Bestandteile: idealisierter Einfluss, individuelle Berücksichtigung von Besonderheiten, inspirierende Motivation und intellektuelle Stimulierung können die Mitarbeiter individuell betrachtet und gefördert werden. Folglich sollten die Mitarbeiter ihre Arbeit als sinnvoller ansehen und mehr Interesse an der Erreichung der Ziele zeigen. Somit wird nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert, sondern auch die Motivation und Leistungsbereitschaft.

Transformationale Führung und Changemanagement sind für die Heranführung der Teams an die Begrifflichkeit der Selbstorganisation die Mittel der Wahl. Als Führungskraft Visionen zu setzen und zu motivieren kreative Ideen und Denkweisen zu entwickeln ist Grundvoraussetzung, um die jeweiligen Teams bei Veränderungen zu unterstützen. Um dies regelhaft zu evaluieren, wurden auf Grundlage des Konzepts der transformationalen Führung eigens für den Verband Mitarbeitergespräche entwickelt.

Um langsam mit der Gestaltung von selbstorganisierten Teams zu beginnen, wurde sich als erstes auf die Tourenplanung im ambulanten Bereich fokussiert. Ziel des Projektes ist es, die Mitarbeiter zu befähigen ihre Touren selbst zu planen um die Abläufe reibungsloser zu gestalten. Arzttermine oder Wünsche der Patienten können so besser berücksichtigt werden und der Mitarbeiter kann eigenständig überprüfen zu welchen Zeitpunkt die Versorgung in der Woche möglich ist. Ebenso kann der Mitarbeiter bei eigenen privaten Terminen schauen, welche Patientenversorgungen evtl. auf einen anderen Tag verschoben werden können. Geplant ist es, dies auf die eigenständige Dienstplangestaltung und Ausfallmanagement zu erweitern. So soll die Mitarbeiterzufriedenheit, aber auch die Patientenzufriedenheit gesteigert werden.

Welche Verbesserungen konnten Sie erzielen?

Durch Beschwerden seitens der Klienten und deren Angehörigen sowie der Mitarbeiter über unregelmäßige Versorgungszeiten und Abweichungen der Reihenfolge einzelner Touren, wurde überlegt, wie man die Zufriedenheit der Klienten und Mitarbeiter verbessern und langfristig aufrechterhalten kann. Eine Befragung der Mitarbeiter ergab, dass sie sich mehr Mitbestimmungsrecht bei der Tourenplanung wünschen, um ihren Arbeitsalltag besser mitgestalten zu können.

Durch das Arbeiten in Kleinteams mit jeweils einer Carekraft (Teamleiter der Kleinteams) haben Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner an den sie sich wenden können. Das Wechseln der verschiedenen Mitarbeiter inden einzelnen Touren konnte reduziert werden, was zu einer Steigerung der Zufriedenheit bei den Patientengeführt hat. Beschwerden seitens Mitarbeiter und Patienten haben abgenommen.

Durch das eigenständige Bearbeiten der Tourenpläne, kam mehr Verständnis bei den Mitarbeitern auf. Es wurden Fahrtwege optimiert und Patienten in einer wirtschaftlicheren Reihenfolge angefahren. Auch das zusammenarbeiten zwischen Pflegedienstleitung und Mitarbeitern ist erleichtert. Da die Denkweisen auf beiden Seiten Gehör finden und verstanden werden. Des Weiteren haben sich einige Mitarbeiter durch die auf sie übertragene Verantwortung in ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung enorm gesteigert und sind froh in Entscheidungsprozesse mit eingebunden zu werden.

Welche Ressourcen waren erforderlich?

Die Arbeit an der Basis ist immer mit am wichtigsten und sollte von Anfang an viel Aufmerksamkeit erhalten. In der ambulanten Pflege hat die Tourenplanung eine große Bedeutung um die Wirtschaftlichkeit der Organisation zu steuern und zu überwachen. Daher ist und war ein immens großer Bestandteil des Projektes die Mitarbeiterschulung in Bezug auf die Tourenplanung und die gesetzlichen Vorgaben, die beachtet werden müssen.

Eine kleine Projektgruppe hat sich dazu mehrfach getroffen und die einzelnen Schritte genau zu planen, um die Mitarbeiter in diesem Changeprozess gut begleiten zu können. Es wurden viele Teamsitzungen abgehalten um den Mitarbeiter das benötigte Wissen zu vermitteln und diese anzuleiten, welches natürlich personelle und zeitliche Ressourcen in Anspruch genommen haben. Es mussten die technischen Voraussetzungen sichergestellt werden. Hardware musste beschafft werden, damit die Mitarbeiter Zugang zu dem Programm erhalten. Durch weitere geplante Ausweitung des Projektes auf die Dienstplangestaltung und das Ausfallmanagement werden ebenfalls nochmals personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen benötigt werden. Die absoluten Zahlen sind somit nicht genau abzusehen.